La formule de politesse est une formule obligatoire, voire inévitable dans toute correspondance, que ce soit par e-mail ou dans une lettre. S’il existe de nombreuses formules de politesse remerciement qu’il est possible d’utiliser, voici quelques règles à retenir et les contenus obligatoires à avoir dans votre formule de politesse.
Où placer la formule de politesse remerciement ?
Contrairement à ce que la majorité des gens croient, la formule de politesse remerciement ne se place pas uniquement à la fin d’une lettre. Elle peut se placer également dès l’introduction de la lettre.
Qu’il s’agisse d’une lettre de motivation ou d’une lettre d’affaires, selon l’objet de la lettre, une formule de remerciement peut être insérée à la fois au début et à la fin de la lettre.
Dans le cas d’une lettre de motivation, vous pouvez par exemple commencer par remercier le recruteur d’avoir considéré votre candidature.
La précision sur le destinataire de la lettre
Une formule de politesse remerciement doit contenir le destinataire de la lettre. Si vous avez une précision sur le poste exact de la personne, vous devez l’écrire sur votre formule.
À titre d’exemple, si le destinataire est le Chef de service des ressources humaines, votre formule de politesse, pourra être : « je vous remercie, Monsieur ou Madame la Chef de service des ressources humaines… ».
Sinon, si vous ne connaissez pas votre interlocuteur, placez juste Monsieur ou Madame à la suite du remerciement. L’idéal est bien sûr de ne pas utiliser d’abréviation pour ces deux mots.
Sinon, si vous souhaitez utiliser des abréviations, Monsieur s’abrège en M., Messieurs en MM, Madame en Mme sans point à la fin. Le poste de l’interlocuteur peut être aussi bien mis avec des premières lettres en majuscule qu’en minuscule, sauf pour les fonctions écrites en anglais.
Notez que si vous trouvez que votre formule s’avère trop lourde en insérant la fonction de votre correspondant, vous pourrez l’enlever.
Cependant, la formule pour prendre congé devra contenir cette information.
La précision de l’objet du remerciement
Vous remerciez votre interlocuteur par courrier pour une chose bien définie. De ce fait, précisez bien dans la formule de politesse ce pour quoi vous le remerciez. Si vous remerciez un client pour l’attente et la patience, la formule devra être dirigée dans ce sens.
Structure de la formule de politesse remerciement
Grammaticalement parlant, utilisez la préposition « de » lorsque le verbe remercier sera à suivre par un infinitif. Exemple : nous vous remercions de considérer notre offre. Par contre, utilisez la préposition « pour » lorsque vous devez faire suivre le verbe remercier d’un nom. Exemple : nous vous remercions pour votre bienveillance. Vous pouvez tout aussi bien utiliser des synonymes du mot remercier dans votre lettre.
Remercier en avance son interlocuteur
De manière générale, il n’est pas recommandé de remercier en avance son interlocuteur pour quelque chose qui n’a pas encore été fait ou qui demande à être fait. On ne le remercie que pour les choses qui se sont déjà passées.
Évitez donc les formules de politesse remerciement qui disent « nous vous remercions par avance pour… ».
Lire aussi: Tout savoir sur le tableau durée conservation documents