La gestion des factures est un élément clé de la comptabilité d’une entreprise. Il est donc essentiel de s’assurer que toutes les mentions obligatoires soient présentes afin de respecter les obligations légales en vigueur. Dans cet article, nous allons aborder plusieurs aspects importants concernant les mentions à inscrire sur une facture.
Les informations générales à inclure
Pour être conforme aux réglementations, une facture doit contenir certaines informations générales telles que :
Les coordonnées du vendeur et de l’acheteur
L’identité complète du fournisseur (nom, raison sociale de l’entreprise, adresse) ainsi que celle du client (nom, prénom, adresse) doivent figurer sur la facture. Si le fournisseur est une société, son numéro SIREN et sa forme juridique (SARL, SAS, etc.) doivent également être mentionnés.
Le numéro de la facture
Chaque facture émise doit avoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Cette numérotation permet d’éviter les erreurs et facilite le suivi comptable.
La date de l’émission de la facture
La date d’émission de la facture doit être clairement indiquée. Généralement, cette date correspond au moment où la prestation de service ou la vente de marchandises a été effectuée.
Les détails des produits ou services vendus
Afin de bien distinguer les différentes transactions, il est primordial d’inclure une description précise des biens ou services concernés par la facturation. Cette section doit comporter :
La désignation des produits ou services
Il convient de décrire chaque produit ou service vendu avec suffisamment de détails pour permettre leur identification. Cela peut inclure des informations telles que la marque, le modèle ou toute autre caractéristique spécifique.
La quantité des articles ou services
Indiquer clairement la quantité de chaque article ou service vendu permet à l’acheteur de vérifier rapidement si la facture correspond bien à sa commande.
Le prix unitaire et le montant total
Le prix unitaire hors taxe (HT) de chaque article ou service doit être mentionné, ainsi que le montant total HT de la vente. Il faut également indiquer le taux de TVA applicable et le montant total TTC (toutes taxes comprises).
Les mentions légales relatives aux conditions de paiement
Pour assurer une bonne compréhension entre le fournisseur et le client, certaines mentions légales sont indispensables sur la facture en ce qui concerne les modalités de paiement :
Date limite de paiement
Une facture doit mentionner la date limite à laquelle le règlement doit être effectué. En l’absence d’accord entre les parties, la date limite de paiement est fixée à 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.
Modalités de règlement
La facture doit également préciser les modalités de règlement (espèces, chèque, virement…) ainsi que les coordonnées bancaires du fournisseur pour faciliter le paiement.
Pénalités en cas de retard de paiement
Enfin, il est obligatoire d’indiquer les pénalités de retard applicables en cas de non-paiement à la date prévue. Ces pénalités sont calculées sur la base d’un taux d’intérêt déterminé par la Banque Centrale Européenne.
Les mentions spécifiques pour certaines situations
Certaines situations particulières imposent l’ajout de mentions spécifiques sur la facture :
Facture établie par un auto-entrepreneur
L’auto-entrepreneur doit préciser sur sa facture qu’il bénéficie de la franchise en base de TVA et ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Facture émise dans le cadre d’une activité réglementée
Si l’activité exercée par le fournisseur est soumise à une réglementation spécifique, il doit mentionner les informations telles que son numéro d’inscription à un ordre professionnel ou un numéro d’agrément, selon les cas.
Vente à distance
En cas de vente à distance, la facture doit inclure la mention « vente à distance » ainsi que les informations relatives au droit de rétractation du consommateur.
Faire preuve de rigueur pour garantir la conformité des factures
Respecter toutes ces obligations peut sembler contraignant, mais il est essentiel pour assurer la conformité de vos factures et éviter d’éventuels litiges ou pénalités. N’hésitez pas à vous appuyer sur des logiciels de facturation ou à demander l’aide d’un professionnel pour vous assurer que votre pratique est en adéquation avec la réglementation en vigueur.