Facilitez la réservation de bureaux grâce aux solutions de desk booking !

Le monde professionnel évolue constamment. Un tel phénomène amène constamment les entreprises à chercher les moyens de booster leur flexibilité, leur efficacité et leur agilité. Pour atteindre cet objectif, bien d’entre elles optent pour le desk booking. De quoi s’agit-il ? Quels sont ses avantages ? Comment le choisir et l’utiliser efficacement ? On vous dit tout sur cette solution tout au long de cet article.

Entreprise : les avantages du desk booking

Le desk booking est un système permettant la réservation d’un espace de travail via un logiciel ou une application mobile. Chaque collaborateur aura accès à une liste de bureaux disponibles parmi lesquels il pourra réserver celui qui se prête le plus à ses besoins actuels. Un tel outil est parfaitement adapté aux environnements en flex office, où les salariés ne sont affectés ni à un bureau ni à un lieu fixe. Pour les entreprises, le desk booking s’avère avantageux à bien des niveaux.

Comme le précise cet article, ce système offre une flexibilité accrue tout en garantissant un gain de temps et d’efficacité indéniable. Les collaborateurs auront une visibilité sur les différentes salles disponibles en seulement quelques clics. Ils pourront choisir l’espace qui répond le plus à leurs besoins du jour, qu’il s’agisse d’un bureau flexible, d’un bureau fixe ou d’une salle de réunion. La réservation se fait en toute simplicité et les salariés pourront se concentrer sur leurs tâches dès leur arrivée.

L’autre avantage du desk booking est qu’il permet une utilisation optimale des ressources. En offrant la possibilité à vos collaborateurs de réserver des espaces de travail à la demande, vous pouvez bien gérer leurs espaces. L’utilisation des bureaux est optimisée et cela aide à réduire les besoins en mobilier et en immobilier. Notons également que les dirigeants auront un aperçu à 360° et en temps réel sur l’ensemble de leurs espaces et sur leur occupation.

Le même système améliore le bien-être des travailleurs. Ces derniers sont libres de choisir l’emplacement et l’équipement de leur bureau. Ils peuvent alors se sentir plus à l’aise et plus productifs. L’outil promet flexibilité et autonomie, tout en minimisant le stress au travail. Il encourage en plus la collaboration et la communication : les salariés peuvent se placer près de leurs collègues.

Par conséquent, le concept du desk booking vous est bénéfique si votre entreprise désire moderniser sa gestion des bureaux et améliorer l’expérience de ses collaborateurs. Le système peut d’ailleurs s’intégrer avec les différents outils utilisés en interne.

Le choix des bonnes solutions de desk booking pour votre entreprise

Choisir la bonne solution de desk booking implique de prendre en considération un certain nombre de facteurs. Tenez tout d’abord compte de la taille de votre entreprise. En effet, certains systèmes sont plus adaptés aux petites organisations tandis que d’autres sont taillés spécialement pour les grandes structures. Cette solution doit être en mesure de gérer les différents types d’espace que vous proposez.

Par ailleurs, assurez-vous qu’elle soit user friendly. L’outil doit être facile à prendre en main tout en permettant une utilisation simple, fluide et intuitive. Il doit offrir une interface conviviale et une expérience utilisateur sans faille. Le fournisseur doit offrir un support technique et une formation adéquats. Une solution de desk booking doit mettre à votre disposition des fonctionnalités telles que :

• la réservation d’espaces de travail,
• la gestion des absences et des réservations récurrentes,
• l’intégration du calendrier,
• les notifications et les rappels,
• la gestion des visiteurs,
• le contrôle et la sécurisation de l’accès aux différents espaces…

Elle doit être personnalisable pour répondre aux exigences de votre organisation. Autrement dit, le fournisseur doit vous offrir la possibilité de renforcer votre système avec des fonctionnalités supplémentaires. La solution doit aussi vous permettre de suivre en temps réel et d’analyser l’occupation de vos bureaux. Et enfin, comparez les solutions les plus pertinentes et choisissez celle qui correspond à votre budget.

Intégrez des solutions mobiles pour des réservations en tout lieu

Les collaborateurs d’aujourd’hui sont de plus en plus mobiles. Ils travaillent soit en déplacement, soit à distance, ce qui les aide à articuler parfaitement vie professionnelle et sphère privée. Investissez dans une solution de desk booking proposant une application mobile.

Un tel système permet à vos salariés de réserver un espace de travail à tout moment et en tout lieu. La réservation peut alors se faire depuis leur smartphone, leur tablette tactile ou leur ordinateur portable. Une application mobile est également simple d’utilisation tout en étant intuitive.

Elle peut offrir des fonctionnalités supplémentaires comme la géolocalisation des bureaux disponibles, les notifications en temps réel… Le même logiciel applicatif améliore en plus la communication. Vos collaborateurs peuvent communiquer entre eux et avec l’équipe chargée de gérer les espaces de travail via l’application.

L’analyse de données pour optimiser l’utilisation des espaces

Votre solution de desk booking doit vous offrir la possibilité de collecter des données relatives à l’utilisation de vos espaces de travail. Citons notamment :

• le taux d’occupation de chaque bureau,
• les typologies d’espaces les plus utilisées,
• la durée de réservations,
• les heures de pointe d’utilisation des bureaux…

Analysez ensuite ces informations en vue d’en extraire de la valeur. L’interprétation des données vous permet de relever des tendances et des inefficacités. Vous pourrez ainsi choisir des mesures les plus adaptées pour optimiser l’utilisation de vos espaces de travail. Cela peut inclure le réaménagement des bureaux afin de les rendre plus efficients, la mise en place de politiques de réservation plus strictes… L’analyse des données peut vous aider à faire des économies sur les coûts immobiliers et booster la productivité de vos collaborateurs.

Desk booking : comment assurer la confidentialité des données des utilisateurs ?

La confidentialité des données des utilisateurs est un facteur essentiel à considérer lors du choix d’un système de desk booking. Investissez dans une solution respectant les réglementations en termes de protection de données. Cet outil doit garantir la sûreté de toutes les informations relatives aux utilisateurs.

Par ailleurs, ne recueillez que les renseignements nécessaires au fonctionnement de votre dispositif de desk booking. Faites en sorte que chaque utilisateur connaisse les raisons de cette collecte. Vous devez aussi lui expliquer comment ses données seront utilisées.

Tous les utilisateurs doivent avoir la possibilité de consulter, de modifier et de supprimer les informations qui leur sont relatives. Informez-les de leurs droits en matière de protection des données. Sensibilisez-les également aux risques liés à la confidentialité des informations. S’ajoute à cela leur formation aux bonnes pratiques pour protéger leurs données personnelles. N’oubliez pas de chiffrer les renseignements sensibles et limiter l’accès aux collaborateurs autorisés.