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Rangement de papiers administratifs: conseils de base

Le rangement de vos papiers administratifs vous permet de bien garder tous les documents importants. De ce fait, découvrez quelques conseils utiles pour ranger vos papiers administratifs, ainsi que d’autres documents précieux qu’il faut conserver.

Comment effectuer le triage et le rangement de vos papiers administratifs?

Le triage est la première chose à faire quand vous envisagez le rangement de vos papiers administratifs. Pour ce faire, effectuez des petits tas pour séparer les documents en plusieurs catégories :

  • Documents d’identité : extraits de naissance, livret de famille, copies des passeports des membres de la famille, etc.
  • Banque
  • Impôts
  • Documents scolaires des enfants
  • Factures
  • Documents médicaux
  • Fiches de paie
  • Documents des voitures : factures d’achat et d’entretien, copie de la carte grise, etc.
  • Documents d’assurance
  • Courrier personnel

Lorsque vous avez classé les documents par catégories, vous pouvez ensuite les ranger. Et si vous avez besoin d’un modèle de lettre de résiliation d’assurance, lisez notre article là-dessus.

Quels sont les accessoires de rangements papier administratif efficaces ?

Pour le rangement papier administratif dans votre bureau ou autre pièce de la maison, choisissez des accessoires adéquats tels que :

  • Des chemises
  • Des classeurs
  • Des porte-revues
  • Des boîtes à archives en carton
  • Des caisses en plastique
  • Des dossiers suspendus à glisser dans une boîte ou un tiroir de rangement

Vous pouvez glisser les porte-revues, les classeurs et les chemises sur une étagère de la bibliothèque de votre bureau. Sous une étagère, un meuble ou dans un placard, vous pouvez entreposer les boîtes et les caisses.

rangement de papiers administratifs

Quid de la conservation de vos papiers administratifs ?

Le tri est indispensable quand vous rangez vos documents administratifs. Il est à noter que certains documents disposent d’un délai de conservation. Lorsque la date est passée, les conserver est inutile. En revanche, il y a des documents que vous devez garder durant toute votre vie, à savoir :

  • Le livret de famille
  • Le carnet de santé et de vaccination
  • Le titre de propriété
  • L’acte d’état civil
  • Le contrat de mariage
  • Les examens médicaux
  • Le jugement de divorce

Vous devez également conserver vos contrats de travail et fiches de paie jusqu’à votre retraite. Quant aux papiers d’assurance, vous pouvez les garder durant 2 ans après la date de fin de contrat. Vous pouvez conserver vos relevés de compte, ainsi que vos factures de gaz, eau et électricité pendant 5 ans. Pour Internet et le téléphone, une année après son édition, le document est inutile. Les quittances de loyer peuvent vous être utiles pendant 3 ans après la fin de votre bail. Et enfin, conservez les avis d’imposition sur le revenu pendant 3 ans et les avis d’impôts locaux pendant un an.

Quel meuble est adapté pour le rangement de papier administratif ?

Chaque personne a ses propres méthodes et ses attentes en termes de rangement. Avant de choisir le meuble pour le rangement de vos papiers, il est essentiel de prendre en compte l’espace dont vous disposez, le volume de rangement, ainsi que les contraintes de la pièce. Divers meubles de rangement papier administratif existent :

– Les meubles classeurs ou armoires de bureau

Ces meubles sont très pratiques et offrent une capacité de stockage importante. Haut ou bas, à rideau ou à portes, dotés de tablettes ou de tiroirs pour dossiers suspendus, vous avez le choix pour y poser vos pochettes et classeurs.

– Les meubles à tiroirs ou caissons

Vous pouvez les glisser facilement sous un bureau pour avoir à portée de main vos documents. Il s’agit d’une solution à la fois peu encombrante et pratique.

– Les étagères

Pour exploiter toute la hauteur disponible d’une petite pièce, les étagères sont idéales. Elles sont également un mode d’organisation design afin de mettre en valeur vos boîtes de rangement.

Si les meubles modulables et les bibliothèques sont également des options intéressantes, dématérialiser vos documents administratifs est aussi une excellente alternative. En effet, elle offre un gain de temps et d’espace, mais permet aussi de bénéficier d’une sécurité renforcée et d’une meilleure traçabilité.

Blondelle

Blonndelle, notre rédactrice passionnée par l'entreprise et la communication est une virtuose des mots, jonglant avec habileté entre l'univers des affaires et la puissance narrative. Animée par une passion palpable pour le monde de l'entreprise, elle transforme chaque article en une expérience captivante. Sa plume habile navigue avec aisance entre les nuances du marketing, de la gestion et de la stratégie. Douée d'un esprit analytique, elle traduit les concepts complexes en prose accessible et engageante. Sa fascination pour la communication transparaît dans chaque ligne, capturant l'essence des marques et transmettant leur message avec une clarté percutante, créant ainsi un contenu inoubliable.

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