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Lettre de relance de facture impayée: l’approche par la technique de l’empathie

Lorsqu’il y a une confrontation d’une facture impayée, des mesures sont à tenir compte pour pouvoir récupérer l’argent. Il existe un processus qui permet de pouvoir tout récupérer en envoyant une lettre de relance aux clients. Cependant, il faut que votre lettre soit claire et professionnelle. Avec cet article, vous allez obtenir un modèle de lettre de relance ainsi que des conseils pratiques pour rédiger efficacement. En même temps, ce sera un moyen pour vous de comprendre le processus.

Modèle de lettre de relance d’une facture impayée

Objet : Facture impayée

Madame, Monsieur,

Suite à une facture impayée de votre part, nous souhaitons vous faire parvenir cette lettre de relance. Il s’agit de la facture portant le (numéro de la facture) qui date de (date de la facture) avec un montant de (montant de la facture) euros.

Comme la date d’échéance date du (date de l’échéance), nous ne pouvons pas dire qu’il s’agit seulement d’un oubli. C’est la raison pour laquelle nous vous prions de tenir compte de cette lettre pour régulariser les impayés dans un meilleur délai.

En copie, vous avez un duplicata de la facture impayée. Ceci dit, si vous avez déjà effectué le paiement avant de recevoir la présente lettre, nous vous prions de ne pas en prendre compte.

Nous vous remercions par avance d’effectuer les démarches nécessaires. Par ailleurs, nous restons disponibles si vous avez des questions concernant les modalités de paiement et vos moyens de paiement.

Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes plus respectueuses salutations.

Mettez en avant le côté « cordial »

En première partie d’une lettre de relance, il faut établir un ton amical et cordial pour que les clients ne se sentent pas accusés ou agressés. Pour ce faire, saluer le client concerné en exprimant votre gratitude pour vos relations. Après, il faut mentionner la facture impayée en précisant les détails. Ceci dit, vous devez préciser :

  • La date d’échéance
  • Le montant
  • Les modalités de paiement

lettre de relance facture impayée

Expliquez les conséquences d’une facture impayée

Dans cette partie, il faut donner une explication claire et nette des conséquences d’une facture impayée. N’oubliez pas que la diplomatie est de rigueur. Vous devez inclure :

  • Les intérêts de retard
  • Les pénalités
  • La suspension de la collaboration
  • L’action en justice

Normalement, il faut rester professionnel et de ne jamais intimider les clients. Le plus important est d’expliquer les conséquences financières et légales suite à un non-paiement. Sans oublier de souligner que votre démarche est de résoudre la situation à l’amiable.

Proposez des alternatives

En troisième partie, vous pouvez proposer des alternatives sur le paiement des restes. Ce qui fait que plusieurs options doivent y figurer.

Dans certains cas, des clients peuvent avoir des difficultés à payer, c’est là que vous proposez les options possibles pour éviter les litiges. Vous devez encourager les clients à choisir l’alternative qui correspond à leur moyen et bien évidemment, mettre vos contacts pour discuter de vive voix. Cela va les pousser à vous appeler pour parler des options ou s’ils ont d’autres questions à poser. Apprenez en passant comment calculer vos heures supplémentaires.

Concluez la lettre positivement

En général, la dernière partie d’une lettre de relance d’une facture impayée se termine toujours en une note positive. Ce qu’il faut faire, c’est d’exprimer votre souhait de régler la situation le plus tôt possible. Vous devez donner aux clients, l’envie de résoudre les impayés et de pouvoir bénéficier de vos services continuellement. Soyez courtois et toujours professionnel dans la lettre. En même temps, il faut remercier les clients de leur attention en les saluant cordialement.

Pour conclure, sachez que la lettre de relance d’une facture impayée exige une diplomatie de votre part. Si vous suivez toutes les étapes, les clients pourront faire l’effort de payer selon les conditions qui conviennent à eux. De votre côté, cela va vous aider à maximiser votre chance de récupérer l’argent rapidement.

Blondelle

Blonndelle, notre rédactrice passionnée par l'entreprise et la communication est une virtuose des mots, jonglant avec habileté entre l'univers des affaires et la puissance narrative. Animée par une passion palpable pour le monde de l'entreprise, elle transforme chaque article en une expérience captivante. Sa plume habile navigue avec aisance entre les nuances du marketing, de la gestion et de la stratégie. Douée d'un esprit analytique, elle traduit les concepts complexes en prose accessible et engageante. Sa fascination pour la communication transparaît dans chaque ligne, capturant l'essence des marques et transmettant leur message avec une clarté percutante, créant ainsi un contenu inoubliable.

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