Lorsque vous êtes dans le monde des affaires, une présence en ligne devient nécessaire et obligatoire. Pour ce faire, la première étape importante est la création d’une adresse mail professionnelle. Cette dernière doit inspirer confiance et doit être crédible aux yeux des clients. La raison, c’est que vous allez pouvoir communiquer directement avec les clients et les partenaires. Mais alors, quelles sont les étapes ? Dans cet article, on vous explique comment créer une adresse mail professionnelle avec efficacité et rapidement. Avant cela, voyons la définition d’une adresse mail professionnelle.
C’est quoi une adresse mail professionnelle ?
Alors, une adresse mail professionnelle est une adresse électronique qui compose un nom de domaine personnalisé. C’est-à-dire que vous pouvez choisir n’importe quel nom qui vous correspond et convient à votre domaine d’activité. Vous avez par exemple :
- marc.antoine@journaldumatin.com
- olivier.leclerc@magazinelife.com
Pour chaque adresse mail, le nom de domaine est journaldumatin.com et magazinlife.com.
Peu importe la taille de votre entreprise, vous devez avoir une adresse professionnelle, car celle-ci présente de nombreux avantages. Toutefois, il ne faut pas confondre que ces noms de domaine ne sont pas des adresses personnelles. Si vous envisagez une reconversion professionnelle en agent commercial indépendant, consultez le guide.
Quelle est la nécessité d’une adresse professionnelle ?
Comme vous le savez, avoir une adresse professionnelle est un plus. Mais pour mieux comprendre, voici une liste des avantages.
- Facile à retenir
- Contrôle optimal
- Crédibilité de l’entreprise
- Triage des mails pros et personnels
On dit que c’est facile à retenir, car vous pourrez associer directement votre entreprise à votre site web. Optez pour une adresse pro vous permet d’avoir un contrôle total de votre compte. Prenons l’exemple du fait que la création ou la suppression peut se faire quand vous voulez. Il existe même une possibilité de rediriger l’adresse dans le cas où un de vos collaborateurs quitterait l’entreprise.
Pour la crédibilité, il est important de montrer à vos partenaires ou à vos clients que vous êtes une entreprise sérieuse. En indiquant votre adresse professionnelle, vous obtenez la confiance de ces derniers. Pour ce qui est du triage, il est préférable de séparer les mails pros et personnels afin de mieux contrôler l’activité de l’entreprise.
Cependant, la création d’un domaine doit être étudiée pour que l’adresse soit unique.
Comment choisir le fournisseur de messagerie ?
Pour choisir le fournisseur fiable, vous disposez de plusieurs options, car il existe des fournisseurs gratuits et payants. Mais n’oubliez pas que le plus judicieux, c’est de faire appel aux services d’un fournisseur qui a une bonne réputation. En tant qu’activité d’entreprise, la sécurité est primordiale, c’est pourquoi on vous expose ceux qui sont populaires. Il y a :
- Gmail
- Outlook
- Zoho mail
Bien évidemment, chaque fournisseur a ses caractéristiques et propose également diverses options.
L’importance d’enregistrer le domaine de votre choix
Après le choix du fournisseur, votre prochaine étape doit se focaliser sur l’enregistrement du nom de votre domaine. L’avantage de choisir un domaine personnalisé, c’est que celui-ci va porter le nom suivant : nom-de-l’entreprise@l’entreprise.com. C’est ce qui va renforcer l’image de la marque et de vous distinguer parmi les adresses génériques. Sachez que des registraires de domaines existent pour vous proposer un enregistrement fiable. Vous avez par exemple GoDaddy et Namecheap.
Configuration de l’adresse mail professionnel
Après l’enregistrement du domaine, vous devez passer à la configuration du mail. Pour ce faire, voici les différentes étapes :
- Se connecter à votre compte mail
- Suivre les instructions mentionnées sur la configuration du mail
- Remplir les champs obligatoires (nom, adresse et mot de passe)
Pour le mot de passe, le mot de passe doit être bien sécurisé afin d’assurer vos données.
Utilisation de signature professionnelle
Quand la configuration est terminée, l’utilisation de signature professionnelle fait aussi partie des étapes cruciales.
Par définition, une signature professionnelle doit contenir plusieurs éléments, y compris :
- Le nom
- Le titre
- L’entreprise
- Les coordonnées
- Le logo de l’entreprise
Si vous respectez ces consignes, votre entreprise aura plus d’avantages auprès de ses collaborateurs et de ses clients. Le professionnalisme est l’une des principales caractéristiques qu’une entreprise doit mettre en avant.