Supply chain : quel impact aura la dématérialisation obligatoire des factures ?
La facturation est sans aucun doute un élément clé de la gestion d’une entreprise. Elle est même obligatoire dans certains cas. Si vous êtes une entité assujettie à la TVA, une nouvelle disposition légale autour de celle-ci prendra effet et vous concernera à partir du 1er juillet 2024. Il s’agit de la dématérialisation obligatoire des factures. Il en va par conséquent de votre intérêt de jouer la carte de l’anticipation en préparant dès à présent votre transition. De plus, pour votre supply chain notamment, la facturation dématérialisée (e-invoicing) s’avère avantageuse à bien des niveaux. C’est alors une bonne raison d’accélérer votre passage aux factures électroniques.
La dématérialisation obligatoire des factures touche tous les secteurs
L’obligation du passage à l’e-invoicing pour les transactions domestiques entrera en vigueur à compter du 1er juillet 2024. Elle interviendra progressivement jusqu’en 2026. Selon le calendrier fixé par l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021, elle sera tout d’abord imposée en réception pour toutes les entités assujetties (toutes tailles confondues) et en transmission pour les grandes entreprises.
Ce n’est qu’à partir du 1er janvier 2025 que les entreprises de taille intermédiaire (ETI) seront contraintes d’émettre des e-factures. En ce qui concerne les petites et moyennes entreprises (PME) et les très petites entreprises (TPE), la même disposition légale sera effective dès le 1er janvier 2026. Cela dit, au terme du déploiement, l’ensemble des structures françaises devra émettre et recevoir des factures électroniques pour les ventes domestiques comme pour les transactions BtoB. Seules les opérations exonérées et dispensées de facturation font l’objet d’une dérogation à l’obligation du passage à l’e-invoicing.
La numérisation des factures consiste à abandonner le format papier au profit de leur version numérique. Une facture électronique est créée, transmise et reçue par voie électronique. Son archivage se fait également de manière dématérialisée. Ce document digital doit être authentique, intègre et lisible. Une e-facture doit ainsi garantir l’identité de son émetteur. Elle ne peut être supprimée d’aucune manière et les données qu’elle véhicule ne peuvent pas être modifiées. Qui plus est, elle doit être claire et facilement compréhensible par tous. Comme on peut le voir avec Deltic, vous pouvez fluidifier et accélérer votre basculement vers l’e-invoicing en utilisant un logiciel de facturation dématérialisée parmi ceux disponibles sur le marché.
Supply chain : quel sera l’impact de la dématérialisation sur les opérations logistiques ?
Force est d’admettre que le recours à l’e-invoicing peut impacter de manière bénéfique la supply chain. Celle-ci est un terme anglo-saxon que l’on utilise pour désigner la chaîne d’approvisionnement. Il fait référence au processus de production dans sa globalité, qui va de l’approvisionnement en matières premières à la livraison des produits finis aux clients. Il passe par l’acheminement des matières premières vers le site de production, leur transformation et le choix des fournisseurs. À tout cela s’ajoutent la fabrication des produits semi-finis ou finis, leur stockage, leur transport, ainsi que l’achat et le règlement de la facture par les clients.
En dématérialisant vos factures, vous faites le choix de vous décharger de toutes les tâches chronophages liées à la facturation. Celles-ci ne font que surcharger votre quotidien et ralentir votre développement. À la clé, vous pouvez octroyer davantage de temps à toutes les opérations logistiques hautement stratégiques. Vous, autant que tous les collaborateurs concernés pouvez alors atteindre votre plein potentiel.
Vous disposez d’une marge de manœuvre plus importante pour optimiser votre supply chain management et booster votre compétitivité sur votre marché. Les opérations se rapportant à vos factures étant automatisées grâce à des workflows prédéfinis, vous pouvez livrer convenablement, à temps et au meilleur prix possible vos clients. L’autre atout majeur de l’e-invoicing tient au fait qu’il minimise significativement les délais de paiement. Il vous fait par la même occasion profiter d’une liberté de mouvement accrue et d’une grande flexibilité.
Le recours à un logiciel de facturation en ligne permet par ailleurs la centralisation de vos données. Cela en facilite considérablement l’accès, la gestion et le traitement et en garantit la sécurité. Ces données peuvent faire office d’un redoutable outil de reporting et de pilotage. Vous pouvez en tirer parti pour suivre en temps réel la performance de votre processus de production et prendre en conséquence les meilleures décisions pour l’améliorer continuellement. La même solution minimise les erreurs et les risques de non-conformité qui peuvent porter préjudice à votre entreprise. Vous profitez de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie.
Vous pouvez contrôler en toute simplicité votre santé financière et suivre efficacement l’avancement de chaque paiement. La traçabilité des transactions et le suivi des impayés s’en trouvent aussi améliorés. Qui dit e-invoicing, dit également réduction des dépenses inhérentes au traitement des factures. Une facture en format papier vaut en moyenne 14 €, alors que sa version numérique ne coûte que 7,5 € environ. Outre le fait d’optimiser votre chaîne d’approvisionnement et de vous faciliter votre quotidien, la facturation en ligne ne manquera pas d’améliorer votre empreinte écologique. Elle vous prépare aux obligations réglementaires à venir de factures dématérialisées et vous donne de ce fait la possibilité de prendre une longueur d’avance sur vos concurrents.
Comment les entreprises doivent-elles préparer leur basculement vers l’e-invoicing ?
Pour ce faire, les entreprises assujetties à la TVA doivent s’équiper d’un logiciel de dématérialisation des factures adapté. L’ensemble des fonctionnalités proposées vont les préparer à recevoir et à émettre des factures électroniques. De plus, elles leur feront profiter de tous les bénéfices de l’automatisation du processus de facturation et permettront à leurs équipes de monter en compétences. Ces sociétés doivent par ailleurs vérifier rigoureusement les informations dont elles auront besoin dans le cadre de leur transition vers les e-factures.
Elles doivent s’assurer que leurs clients sont clairement identifiés, que les informations sont remplies convenablement et que les numéros SIREN/TVA de leurs partenaires commerciaux sont corrects. Il en va enfin dans l’intérêt des sociétés concernées de préparer dès à présent leur personnel en lui proposant des formations adaptées. Le moment venu, les structures qui contreviendront à l’obligation de facturation dématérialisée se verront infliger une amende de 15 € par facture, dans la limite de 15 000 € par an.
