Vous savez surement qu’un séminaire ne s’improvise pas. Cela demande de la préparation, et ce, même si vous n’avez aucune idée de ce qu’il faut faire. Vous pouvez faire appel à une agence, mais il vous faut quelqu’un qui servira d’intermédiaire.
L’organisation d’un séminaire n’est pas si compliquée. Cependant, il faut l’avoir déjà fait pour comprendre les étapes. Alors, à qui vous adresser pour organiser un séminaire ?
Bon à savoir sur l’organisation d’un séminaire
Notez qu’il n’y a pas de formation spécifique pour organiser un séminaire. Vous devez donc vous débrouiller pour assurer son bon déroulement. Sachez également que l’organisation d’un séminaire réclame une grande partie de votre temps.
Vous serez responsables de plusieurs tâches à la fois comme se charger du transport, de la location de salle, du logement, de l’animation et autre. Qu’importe la région ou la ville, que ce soit à Paris ou à Montpellier, vous pouvez susciter de l’aide auprès d’une agence spécialisée en organisation de séminaire.
Un conseil, évitez d’organiser un séminaire pendant les vacances scolaires et pendant les jours fériés. Les jours de fête, c’est un moment pour la famille et non pour le travail. Vous risquerez de ne pas avoir du monde.
Qui se chargera de l’organisation du séminaire ?
Telle est la question qui se pose. Vous n’avez aucune idée de ce qu’il faudra faire et vos collègues non plus. Qu’allez-vous faire ? En fait, si vous êtes le chef d’équipe, vous pouvez désigner une personne parmi vos collègues de travail.
Vous allez devoir vous comporter comme un patron qui donne des ordres à ses employés. Cette personne se chargera de tout, et ce, quels que soient les moyens qu’elle va utiliser.
Vous n’êtes pas forcé de désigner une personne particulière, il faut juste qu’il y ait un responsable. Ce dernier pourra engager même une agence qui organise les séminaires s’il le faut. Sa tâche consistera donc à ce que le séminaire se déroule comme prévu. Si vous êtes la personne à qui votre patron a confié la tâche, ce sera pareil.
Comment organiser un séminaire ?
Si vous êtes désigné pour accomplir cette tâche, ce serait quand même un avantage de savoir comment cela fonctionne.
En effet, il existe 5 points essentiels pour bien organiser un séminaire :
- Fixer les objectifs : cela dépend du type de séminaire que vous allez organiser. Vous avez le séminaire de formation, d’intégration, de management, de direction ou un séminaire de cohésion et de motivation.
- Définir votre budget : vous allez vous baser sur les objets pour pouvoir établir un plan budgétaire. Vous devez juste vous assurer que ce moment soit mémorable et fructifiant. Le mieux serait de demander un devis auprès d’une agence pour avoir une idée approximative du budget à prévoir.
- Choisir une thématique : le thème doit refléter l’identité de l’entreprise (culturel, gastronomique, bien-être, détente, sportif, etc.).
- Trouver un lieu inspirant.
- Planifier des animations en cohérence avec la thématique.
Il peut y avoir d’autres étapes que vous pouvez inclure dans cette liste des choses à faire. Mais en tout cas, ce sont les bases à respecter si vous voulez réussir à mettre en place un séminaire digne de ce nom.
De quoi d’autre s’occupe un organisateur de séminaire ?
En fait, les étapes que vous venez de voir constituent la phase de préparation. Mais qu’est-ce qui va se passer le jour du séminaire ainsi qu’après le séminaire ? En effet, le jour J, vous allez monter une équipe ou simplement travailler avec la même qui vous a aidé dans les étapes de préparation.
Vous pouvez aussi laisser cela à la charge de l’agence Team Building si vous en avez engagé. Dans ce cas, votre tâche serait de mettre en revue toutes les opérations et veiller à son bon déroulement.
Quoi qu’il en soit, il faudra vérifier si tous les participants sont présents, s’assurer du bon déroulement de l’animation, offrir une ambiance loin du traintrain habituel et avoir un œil sur la logistique.
Après le séminaire, vous devez mettre en revue tous les événements. Est-ce que tous les objectifs que vous avez préparés en amont ont été atteints ? Vous devez également recueillir l’impression des participants par un sondage pour pouvoir apporter une amélioration au prochain séminaire.
Comme vous avez pu le voir, l’organisation d’un séminaire n’est pas si difficile. Il faut juste être organisé et méthodique sans oublier d’être une équipe de choc. Mais si vous vous sentez incapable de le faire, il n’y a qu’une solution : faire appel à une agence de Team Building.
